Office Management / Team Assistant (all genders)

Online seit: 03.06.2025
Ablaufdatum: 15.07.2025

Beschreibung

Du hast Freude daran, Dinge zu organisieren und auf dich ist immer Verlass? Du hast eine strukturierte Arbeitsweise und liebst es, Listen zu erstellen und diese abzuarbeiten? Du arbeitest gerne digital und zeigst Eigeninitiative? Dann bist du bei uns richtig!

Wir suchen nach einer verlässlichen Person im Backoffice als Unterstützung unseres Teams - gerne neben deinem Studium oder auch mit Kindern möglich.

Startzeitpunkt flexibel ab sofort. Idealerweise ab 25 bis 35 Wochenstunden oder in Ausnahmefällen auch Vollzeit möglich.
Je nach Qualifikation und Erfahrung ab 33.600 € Bruttojahresgehalt (bei 38,5 Wochenstunden = Vollzeit).

Du unterstützt uns bei der Buchhaltungsvorbereitung, Rechnungslegung, allgemeinen organisatorischen Tätigkeiten (Buchungen, Bestellungen, …) und der Personaladministration. Bei uns zählt deine Einstellung und Motivation mehr als jedes Studium oder Computer-Führerschein. Bei uns kannst du alles lernen.‍

Und das von wo auch immer du möchtest: ob vom Altbaubüro am Wiener Naschmarkt aus oder remote im Homeoffice. Einmal die Woche Anwesenheit pro Woche ist Voraussetzung.

Aber das ist nicht alles, das wir dir bieten:

- MacBook als Arbeitsgerät

- Junges Team und modernes Arbeitsumfeld

- Ein breites Angebot an internen Weiterbildungen und Teamevents

- Mitarbeiter:innen-Budget zur eigenen Verwendung (z. B. für Wiener Linien Karte, Zuzahlung Klimaticket, zusätzliches Homeoffice Equipment, Weiterbildungen, ...)

- Büro mit Standing Desks am Wiener Naschmarkt (U4 Kettenbrückengasse)

- Hybrides Arbeiten: Ausreichend Homeoffice möglich (min. 1 Tag pro Woche Anwesenheit im Büro) & Equipment/Ausstattung nach Bedarf und Absprache

- Kurzzeitiges Arbeiten im Ausland ist ebenfalls möglich, nach vorheriger Absprache und Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen

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Das klingt gut für dich? Dann schick deine Bewerbung bitte als PDF per E-Mail an [YjY0dGFnOmpvYnNAYmFjb25ib2xkLmNvbQ==] (z.Hd. Jasmin Fichtinger).

Das war bis jetzt nicht genug Information für dich, und du möchtest vorab noch mehr über uns wissen? Gerne.

Das erwarten wir von dir:

‍In erster Linie Eigeninitiative, hohen Anspruch auf deine eigene Arbeit und Neugierde. Bei uns arbeitest du sehr selbstständig und bekommst nach und nach Verantwortung. Aktive Kommunikation ist hierbei das A & O.

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Aufgaben in dieser Position sind:

Allgemeine Bürotätigkeiten
Erste Anlaufstelle für externe Personen (Telefon & allgemeine E-Mail-Posteingänge) in Deutsch und vereinzelt Englisch
Organisation von internen Meetings und Teamevents
Erledigen von Bestellungen & Reisebuchungen (inkl. Preisvergleich)
Vorbereitung der Buchhaltung (Rechnungen sammeln und ablegen)
Rechnungslegung und Mahnwesen (nach Abstimmung mit den Führungskräften)
Aufbereitung von Informationen und Recherchearbeiten (Aufstellungen, interne Präsentationen und Checklisten, …)
Unterstützung in der Personaladministration & Recruiting

Dein Profil:

Wissbegier & Offenheit Neues zu lernen
Proaktive Arbeitsweise
Flexibilität & Teamgeist
Diskretion und Zuverlässigkeit
Keine Angst vor Zahlen
Gute Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich)
Freundliches Auftreten

Bonuspunkte gibt es für:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HASCH, HLW)
Erste Berufserfahrung in der Assistenz oder in einer Frontdesk-Position von Vorteil. Quereinsteiger:innen sind jedoch ebenfalls herzlich willkommen
Agenturerfahrung
Gute Englischkenntnisse oder andere Fremdsprachenkenntnisse
Erfahrung im Umgang mit AI-Programmen
Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann bewirb dich und erzähl uns ein wenig von dir:
- Mit welchem Pronomen möchtest du angesprochen werden?
- Wo liegen deine Stärken?
- Wie viel Stunden möchtest du arbeiten?

???? Schick uns deine Bewerbung bitte als PDF per E-Mail an [YjY0dGFnOmpvYnNAYmFjb25ib2xkLmNvbQ==] (z.Hd. Jasmin Fichtinger-Ilk).

Wir melden uns dann so bald wie möglich bei dir!

Eckdaten

Vertragsart:	Unbefristeter Dienstvertrag
Stundenanzahl:	ab 25 bis 35 Wochenstunden h/Woche
Gehalt:	ab 33.600 € EUR pro Jahr